Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, elDecreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia, presentamos a continuación nuestra política para que conozcas cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos tu información.

1. Identificación del Responsable

• Razón social: BACK TO HUMAN SAS
• NIT: 901.773.209-7
• Matrícula mercantil: 03753452 (Cámara de Comercio de Bogotá)
• Domicilio principal: Calle 138 No. 10 A 97, Bogotá D.C., Colombia
• Correo de contacto: comunidadexplain@gmail.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 316 905 3344

Expl-AI-n 2026 es un evento producido y operado por BACK TO HUMAN SAS, sociedad colombiana legalmente constituida y responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través de este sitio.

2. Definiciones

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento

BACK TO HUMAN SAS (NIT 901.773.209-7), operadora del evento Expl-AI-n 2026, quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable (ej. proveedores de email, pagos, hosting).

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Datos que recolectamos

Para tu inscripción y participación en el evento Expl-AI-n 2026, recolectamos:

• Nombre y apellido
• Correo electrónico
• Número de teléfono / WhatsApp
• Tipo y número de documento de identidad
• Perfil profesional (empresario, emprendedor, empleado, freelance, estudiante, artista, otro)
• Información laboral o académica según el perfil (empresa, cargo, sector, tamaño, institución educativa)
• Datos de facturación cuando se solicite factura legal (NIT, razón social, dirección)
• Información transaccional del pago (sin datos sensibles de tarjeta — los procesa Mercado Pago)

No tratamos datos sensibles como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical, datos de salud o vida sexual.

4. Finalidades del tratamiento

Tus datos serán utilizados exclusivamente para:

1. Procesar la compra de tu boleta y emitir el comprobante correspondiente
2. Enviarte información operativa del evento (agenda, ubicación, accesos, cambios)
3. Gestionar tu acceso al evento (check-in, credencial)
4. Enviarte el enlace al grupo oficial de WhatsApp del evento
5. Emitir factura legal cuando lo solicites
6. Comunicaciones comerciales relacionadas con futuras ediciones de Expl-AI-n (solo con tu autorización expresa)
7. Operar un asistente automatizado por WhatsApp que responde preguntas frecuentes sobre el evento. Las conversaciones se procesan con un modelo de lenguaje (proveedor Groq, EE.UU.) y se conservan para dar continuidad a la atención y mejorar las respuestas (solo si autorizas el uso del asistente por WhatsApp)
8. Análisis estadístico agregado y anónimo para mejorar la experiencia del evento
9. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias

5. Encargados que tratan tus datos

Para operar el evento usamos los siguientes proveedores tecnológicos, que actúan como Encargados del tratamiento:

• Mercado Pago (Mercado Libre Colombia S.A.S.) — procesamiento de pagos
• Supabase Inc. (EE.UU.) — almacenamiento de la base de datos del evento
• Google Cloud Platform — Google LLC (EE.UU.) — alojamiento de la API (Cloud Run)
• Vercel Inc. (EE.UU.) — alojamiento del sitio web
• Resend Inc. (EE.UU.) — envío de correos transaccionales automáticos (confirmaciones de compra, accesos al evento)
• Google LLC (Google Workspace / Gmail, EE.UU.) — bandeja del correo de comunidad comunidadexplain@gmail.com donde nuestro equipo atiende consultas, solicitudes de Habeas Data y respuestas a comunicaciones del evento
• WhatsApp LLC / Meta Platforms Inc. (EE.UU.) — mensajería del evento y transporte de las conversaciones con el asistente
• Groq, Inc. (EE.UU.) — procesamiento de las preguntas del asistente mediante un modelo de lenguaje, para generar las respuestas. No se usan tus datos para entrenar modelos

Estos proveedores cumplen estándares internacionales de seguridad (SOC 2, ISO 27001, PCI DSS según aplique) y están sujetos a obligaciones contractuales para proteger tus datos. Algunos están ubicados fuera de Colombia; al aceptar esta política autorizas la transferencia internacional de tus datos hacia estos proveedores.

6. Tus derechos como titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer qué datos tuyos tenemos
• Actualizar y rectificar tus datos cuando estén incompletos o inexactos
• Solicitar prueba de tu autorización para el tratamiento
• Ser informado(a) del uso que hemos dado a tus datos
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no aplique un deber legal o contractual de conservarlos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a esta Ley
• Acceder gratuitamente a tus datos al menos una vez por mes calendario

7. Cómo ejercer tus derechos

Puedes ejercer cualquiera de los derechos anteriores a través de:

• Correo electrónico: comunidadexplain@gmail.com (asunto: "Habeas Data")
• WhatsApp: +57 316 905 3344

Indícanos tu nombre completo, número de documento, descripción clara de tu solicitud y un canal de respuesta. Atenderemos tu petición en máximo 10 días hábilespara consultas y 15 días hábiles para reclamos, conforme a la ley.

8. Tiempo de conservación

Conservaremos tus datos por el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. En particular:

• Datos transaccionales: 5 años (obligación contable y tributaria)
• Datos de contacto para comunicaciones del evento: hasta 2 años después de la edición o hasta que revoques tu autorización
• Conversaciones con el asistente de WhatsApp: hasta 30 días después del evento, o hasta que solicites su borrado o revoques tu autorización (lo que ocurra primero)
• Datos para futuras ediciones: solo si autorizas expresamente al momento del registro

9. Medidas de seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos, incluyendo:

• Cifrado en tránsito (HTTPS / TLS) en toda comunicación
• Cifrado en reposo en la base de datos
• Control de acceso por roles (RLS en base de datos, IAM en infraestructura)
• Manejo de credenciales en gestores de secretos (no en código)
• Auditoría de accesos y cambios
• Acuerdos de confidencialidad con el equipo y proveedores

10. Vigencia y modificaciones

Esta política está vigente desde el 15 de mayo de 2026, con actualización del 2 de julio de 2026 (incorporación del asistente automatizado por WhatsApp). Nos reservamos el derecho de modificarla; cualquier cambio sustancial será comunicado por correo electrónico a los titulares cuyos datos estén siendo tratados, con al menos 10 días hábilesde anticipación a su entrada en vigor.